Przedsiębiorcy, którzy korzystają z kasy fiskalnej, powinni pamiętać o jej regularnym przeglądzie. Jeśli nie wywiążą się z tego obowiązku, mogą zostać na nich nałożone dotkliwe sankcje. Czy jest to uregulowane w prawie? Jak wygląda przegląd techniczny kasy fiskalnej? Komu należy go powierzyć?
Czy przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy?
Obowiązek regularnego dokonywania przeglądu technicznego kas fiskalnych jest zawarty w art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT. Zgodnie z nim każdy podatnik, który prowadzi ewidencję sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej, powinien poddawać ją przeglądowi w terminie określonym w przepisach. Jest on określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Zgodnie z §54 ust. 1 tego dokumentu przegląd kasy fiskalnej powinien być wykonywany co najmniej raz na 2 lata. Warto także zaznaczyć, że niektóre nowoczesne urządzenia fiskalne, same przypominają o zbliżającym się terminie obowiązkowego przeglądu.
Wyznaczając datę pierwszego przeglądu należy dodać 2 lata do daty fiskalizacji. Odrębne przepisy dotyczą jedynie kas fiskalnych w taksówkach. W tym przypadku o przeglądzie kasy fiskalnej trzeba pamiętać co najmniej raz na 25 miesięcy. Warto mieć przy tym na uwadze, że prawo określa obowiązkowy termin wykonania przeglądu kasy fiskalnej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby robić go częściej, jeśli chce tego przedsiębiorca.
Jak przebiega przegląd kasy fiskalnej?
Szczegółowe wytyczne dotyczące tego, jak powinien wyglądać przegląd kasy fiskalnej, zostały stworzone przez Ministerstwo Finansów. Głównym zadaniem osoby, która go dokonuje, jest sprawdzenie, czy na działanie sprzętu nie ma wpływu ingerencja osób trzecich oraz, czy wszystkie jego elementy działają poprawnie. Podczas przeglądu zwraca się uwagę na obudowę kasy, stan wszystkich jej plomb, a także odpowiednie funkcjonowanie programu pracy kasy i programu odczytu pamięci.
Podczas przeglądu weryfikowana jest też czytelność wydruków z kasy oraz poprawność emisji dokumentów. Oprócz tego kontroluje się stan pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego. Ważny dla osoby sprawdzającej jest też stan techniczny akumulatorów oraz baterii zasilającej kasę fiskalną.
Po zakończeniu czynności kontrolnych osoba odpowiedzialna za dokonanie przeglądu powinna dokonać wpisu w Książce Kasy Rejestrującej. Zazwyczaj serwisant zaleca też działania, które powinien wykonać przedsiębiorca w celu usprawnienia pracy kasy fiskalnej.
Przegląd kasy fiskalnej — o tym warto pamiętać!
Użytkownicy kas fiskalnych powinni pamiętać również o tym, że data dokonania pierwszego przeglądu jest inna, jeśli chodzi o kasy leasingowe. W tym przypadku powinien być on dokonany od razu po jej przejęciu, jeszcze przed dniem fiskalizacji. Dzięki temu osoba rozpoczynająca pracę z danym sprzętem nie będzie mieć wątpliwości dotyczących jej sprawności.
Co dzieje się, jeśli podatnik zawiesił swoją działalność? W takich sytuacjach obowiązek przeprowadzenia przeglądu zostaje zawieszony, jednak jeśli przedsiębiorca znów otworzy swój biznes, powinien natychmiast wykonać wymagany serwis. Warto także pamiętać o tym, że 2 lata określone w prawie liczone są nie do umówienia spotkania z serwisantem, lecz do faktycznego przeprowadzenia przeglądu. W związku z tym należy zaplanować go z odpowiednim wyprzedzeniem.
Ile kosztuje oraz jak długo trwa serwis kasy fiskalnej?
Nie można jednoznacznie wskazać ceny, którą trzeba zapłacić za przegląd kasy fiskalnej. Wszystko zależy od wybranego serwisu oraz od tego, czy serwis przeprowadzany jest stacjonarnie, czy w lokalu klienta. Prawo nie określa również, ile powinny zająć czynności związane ze sprawdzaniem urządzenia. Zazwyczaj tego rodzaju czynności nie trwają dłużej niż godzinę, a z reguły zajmują tylko 30 minut.
Jakie sankcje grożą przedsiębiorcy, jeśli nie wykona przeglądu kasy fiskalnej?
Warto pamiętać o tym, że niewywiązanie się z obowiązku przeprowadzenia przeglądu kasy fiskalnej w określonym terminie jest złamaniem prawa, a to pociąga za sobą określone konsekwencje. Prawo przewiduje 300 złotych kary dla osób, które spóźnią się z wykonaniem przeglądu. Na zapłatę przedsiębiorca ma 14 dni od dostarczenia do niego decyzji.
Oprócz tego, jeśli przegląd nie zostanie przeprowadzony w ciągu 3 lat od zakupu kasy, przedsiębiorca prawdopodobnie będzie musiał zwrócić ulgi, które uzyskał podczas nabywania sprzętu, a te mogą wynosić nawet 700 złotych.
Przypominamy, że regularne dokonywanie przeglądów technicznych kasy fiskalnej pomaga wyeliminować wszelkie jej usterki, a także stosunkowo szybko wykryć nieprawidłowości, czyniąc ewentualną naprawę tańszą. Pamiętanie o serwisie pozwala na długotrwałe używanie kasy bez obaw, że może ona ulec awarii.
Trzeba mieć też na uwadze, że obecnie wykorzystywane kasy fiskalne online automatycznie wysyłają informacje dotyczące przeglądów do Centralnego Repozytorium Kas. W związku z tym, jeśli przedsiębiorca zapomni o serwisie, prawdopodobnie nie uniknie kary.
Kto powinien wykonać przegląd kasy fiskalnej?
Obowiązek pamiętania o przeglądzie technicznym kasy fiskalnej spoczywa na jej właścicielu. Samym przeglądem powinna natomiast zająć się osoba, która jest do tego uprawniona. W innym przypadku przedsiębiorca znów może narazić się na konsekwencje prawne. Najczęściej przegląd zostaje zlecony firmie, u której zakupiono kasę. Warto jednak wiedzieć, że od 2019 roku możliwa jest zmiana serwisu kas fiskalnych.
