Chociaż żyjemy w erze cyfrowej, wiele przedsiębiorstw nadal korzysta z dokumentacji papierowej. W ten sposób przechowywane są ważne dane, takie jak faktury sprzedażowe, umowy handlowe, kontrakty oraz dane osobowe klientów i osób zatrudnionych w firmie. Niektóre dokumenty powinny być przechowywane przez określony czas, a później należy je zniszczyć. Co mówią przepisy prawa o niszczeniu dokumentów firmowych? Tego dowiesz się z naszego artykułu.
Jak wygląda usługa niszczenia dokumentów i dlaczego należy to robić?
Każda firma zobligowana jest do przechowywania niektórych dokumentów w archiwach przez określony czas. Zgodnie z prawem przedsiębiorca powinien zachować wszystkie faktury, rejestry VAT, dokumenty inwentaryzacyjne przez 5 lat, z kolei akta pracownicze należy przechowywać przez 10 lat od momentu zakończenia współpracy z daną osobą. Po upłynięciu ustawowego czasu przechowywania dokumentacji można ją zniszczyć.
Prawidłowe niszczenie dokumentów polega na całkowitym unicestwieniu nośników danych, aby nie dało się ich już odtworzyć. Z niewielką ilością dokumentów poradzi sobie podręczna niszczarka biurowa. Jednak, gdy mamy do zniszczenia dużą ilość danych, powinniśmy zrobić to hurtowo, w sposób profesjonalny – warto zlecić to wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej dysponującej odpowiednim zapleczem.
Dlaczego warto regularnie niszczyć dokumenty?
Regularne niszczenie dokumentów wpływa na lepsze i wydajniejsze zarządzanie obiegiem informacji w firmie, zwalnia przestrzeń w siedzibie przedsiębiorstwa i zmniejsza koszty archiwizacji, a także przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa przechowywanych danych.
Usługa niszczenia dokumentów dostępna jest na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/niszczenie-dokumentow/. Znajdziesz tam również oferty archiwizowania i przechowywania dokumentacji firmowej, które pomogą lepiej zarządzać dokumentacją w firmie. Skontaktuj się z firmą poprzez formularz zawarty na stronie, aby dowiedzieć się więcej o ofercie i poznać cennik niszczenia dokumentów.
Jak firma niszcząca dokumenty dba o ochronę danych osobowych?
Na przeważającej większości dokumentów firmowych znajdują się dane poufne. Najważniejszym przepisem mającym chronić dane osobowe pracowników jest RODO. Ustawa o ochronie danych osobowych nie określa precyzyjnie, w jaki sposób należy niszczyć dokumentację firmową. Jednak z przepisów wyraźnie wynika, że na każdym etapie zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie nie wolno dopuścić do wycieku danych osobowych. Argumentem przemawiającym za tym, aby przepisy RODO traktować bardzo poważnie, jest wysoka kara grożąca przedsiębiorstwom za niewłaściwe zarządzanie danymi personalnymi.
Certyfikowana firma niszcząca dokumenty gwarantuje swoim klientom niszczenie dokumentacji z zachowaniem całkowitej poufności danych. Zabezpieczone plombami worki z dokumentami trafiają do profesjonalnej niszczarni. Po opuszczeniu linii niszczącej z dokumentów pozostają jedynie skrawki papieru, które trafią do recyklingu. Na koniec klient otrzymuje certyfikat bezpieczeństwa będący poświadczeniem, że nośniki z informacjami zostały całkowicie i bezpowrotnie zniszczone.
