Faktura proforma – co to jest i kiedy ją wystawić?

Faktura proforma nie jest fakturą sprzedaży ani dokumentem księgowym – służy głównie do przedstawienia warunków transakcji i wezwania klienta do zapłaty. Wystawia się ją najczęściej przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, gdy sprzedawca chce otrzymać przedpłatę. Sprawdź, jak ją przygotować i czym różni się od zwykłej faktury.

Faktura proforma – co to jest?

Faktura proforma to dokument informacyjny, który przedstawia planowaną sprzedaż. Zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, ceny, stawki VAT oraz kwotę do zapłaty.

Nie potwierdza jednak wykonania transakcji. Sama proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, nie podlega ujęciu w ewidencji księgowej i nie może być podstawą do odliczenia VAT przez nabywcę.

Faktura proforma pełni funkcję oferty handlowej lub wezwania do zapłaty, ale nie zastępuje faktury właściwej.

Kiedy wystawić fakturę proforma?

Dokument można przygotować przed realizacją zamówienia, zwłaszcza gdy płatność ma nastąpić z góry. Przepisy nie określają zamkniętego katalogu sytuacji, w których proforma jest dozwolona lub wymagana.

W praktyce przedsiębiorcy wystawiają ją między innymi w następujących przypadkach:

• przed rozpoczęciem realizacji zamówienia wymagającego przedpłaty,
• przy sprzedaży towaru klientowi, który chce wcześniej poznać pełną kwotę należności,
• przed wykonaniem usługi rozliczanej z góry,
• gdy kontrahent potrzebuje dokumentu do uruchomienia procedury płatności,
• przy transakcjach zagranicznych, jeśli strony chcą potwierdzić uzgodnione warunki.

Proforma może również ułatwić klientowi weryfikację danych do przelewu. Nie należy jednak traktować jej jako dowodu sprzedaży.

Jakie dane powinna zawierać?

Przepisy nie narzucają jednego obowiązkowego wzoru faktury proforma. Dobrze przygotowany dokument powinien jednak zawierać informacje pozwalające jednoznacznie określić strony i warunki transakcji.

Najczęściej umieszcza się w nim:

• oznaczenie dokumentu, na przykład Faktura proforma,
• numer proformy i datę jej wystawienia,
• dane sprzedawcy oraz nabywcy,
• numery NIP, jeśli strony prowadzą działalność gospodarczą,
• nazwę towaru lub usługi, ilość i jednostkę miary,
• cenę netto, stawkę VAT, wartość podatku i cenę brutto,
• termin oraz formę płatności,
• numer rachunku bankowego sprzedawcy.

Warto dodać również przewidywany termin dostawy, warunki realizacji i informację, że dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT.

Czym proforma różni się od faktury właściwej?

Najważniejsza różnica dotyczy funkcji dokumentu. Faktura właściwa potwierdza sprzedaż i może wywoływać skutki podatkowe, natomiast proforma jedynie informuje o planowanej transakcji.

Wystawienie proformy nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku przygotowania właściwej faktury, jeżeli doszło do sprzedaży lub otrzymano zaliczkę.

Co zrobić po opłaceniu proformy?

Sama zapłata proformy nie zmienia jej charakteru. Sprzedawca powinien rozliczyć płatność zgodnie z tym, czego dotyczyła.

Jeżeli pieniądze wpłynęły przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi, może powstać obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Po realizacji całej transakcji wystawia się fakturę końcową, z uwzględnieniem wcześniej otrzymanej kwoty.

Jeśli sprzedaż została wykonana bez wcześniejszej zaliczki, dokumentem rozliczeniowym będzie faktura właściwa wystawiona na zasadach właściwych dla danej transakcji.

Czy trzeba wystawić fakturę proforma?

Nie ma ogólnego obowiązku wystawiania faktur proforma. To dobrowolne narzędzie stosowane według potrzeb sprzedawcy i ustaleń z kontrahentem.

Proforma może być przydatna, gdy przedsiębiorca chce najpierw uzyskać akceptację ceny, zabezpieczyć przedpłatę albo przekazać klientowi uporządkowane dane do płatności. Nie jest potrzebna, jeśli strony mogą od razu zawrzeć transakcję i wystawić fakturę właściwą.

Jak uniknąć błędów przy wystawianiu proformy?

Najczęstszy problem polega na traktowaniu proformy jak dokumentu księgowego. Aby ograniczyć ryzyko pomyłek, warto stosować kilka prostych zasad:

1. wyraźnie oznacz dokument jako fakturę proforma,
2. nie ujmuj go w rejestrze sprzedaży ani w księdze przychodów i rozchodów,
3. nie przekazuj go jako podstawy odliczenia podatku VAT,
4. po otrzymaniu zaliczki lub realizacji sprzedaży wystaw właściwy dokument,
5. sprawdź dane kontrahenta, kwoty, stawkę VAT i rachunek bankowy.

Nie należy nadawać proformie cech, które mogą sugerować, że jest zwykłą fakturą. Jasne oznaczenie dokumentu ułatwia jego prawidłowe użycie przez obie strony.

Czy można anulować fakturę proforma?

Ponieważ proforma nie jest fakturą księgową, nie trzeba jej anulować w taki sam sposób jak dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Jeśli transakcja nie dojdzie do skutku, wystarczy poinformować klienta, że dokument stracił aktualność.

Wewnętrznie można oznaczyć ją jako anulowaną lub nieaktualną, aby zachować porządek w numeracji i dokumentacji handlowej. Takie działanie ma charakter organizacyjny, a nie podatkowy.

Faktura proforma a płatność przed dostawą

Proforma często poprzedza przedpłatę, ale nie jest formalnym dokumentem rozliczającym otrzymane pieniądze. Po zaksięgowaniu przelewu trzeba ustalić, czy wpłata jest zaliczką, zadatkiem, całością ceny czy inną należnością.

Znaczenie ma również rodzaj transakcji, status stron oraz przepisy dotyczące konkretnej branży. W razie wątpliwości dokumentację warto skonsultować z księgowym, szczególnie gdy płatność dotyczy transakcji zagranicznej, sprzedaży wysyłkowej lub szczególnych zasad VAT.